工作能力强的人,都会建立SOP思维

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工作能力强的人,都会建立SOP思维

在工作中,我们常常会听到有人抱怨工作杂乱无章、效率低下,或者因为忙碌而频频出错。
其实,许多工作能力强的人并不是比别人更聪明或者更有天赋,而是他们懂得如何建立SOP思维。
01

复盘复盘SOP:让你在错误中不断成长

互联网上有句老话,没有复盘的工作只是低水平的重复,强调了复盘的重要性。

复盘有很多方法比如KISS复盘法、KPT复盘法等,但最常见的是GRAI复盘法,GRAI复盘法则分为以下四个步骤:

1)回顾目标(Goal):首先要回顾你在上个季度设定的目标,明确你希望达成的具体成果。通过回溯和梳理,理清当初的目标。在阿里巴巴内部,这个过程被称为“时光倒流”。
2)评估结果(Result):在明确目标之后,你需要对实际的结果进行评估。无论结果是成功还是不理想,都要通过具体的、翔实的数据来支撑和验证。
3)分析原因(Analysis):基于评估的结果,进行深入的原因分析。如果目标未达成,找出其中的关键原因;如果目标达成,探究成功背后的推动因素。这一分析是后续改进的基础。
4)总结经验(Insight):复盘的核心价值在于提炼经验。通过总结成功的经验和改进不足之处,你能够为下一阶段的工作打下坚实基础。只有通过巩固优势、弥补短板,才能在未来持续取得更好的成绩。

一个企业最大的浪费就是经验的浪费。任正非经常讲:人要善于总结,人的思想就是一根根的丝,总结一次打个结就是结晶,四个结就是一个网口,多打了结,纲举就目张了,总结的越多,就越能网大鱼。

复盘不是一次性行为,需要经常做、定期做、坚持做,这样才能带来持续的成长。
02

任务执行SOP:执行力的关键

为什么有的人忙了很长时间,但是项目难以推进,无法拿到结果,本质是执行力的不足。
PDCA模型(Plan-Do-Check-Act)是一种广泛应用于项目管理推进的常用方法,具体包括以下几个步骤:
1)计划阶段(Plan):在项目启动前,需明确整体目标、执行计划和资源分配,制定详细的项目计划,做什么、怎么做、涉及哪些人、优先级。
2)执行阶段(Do):执行阶段,项目团队按计划开展工作,重点是确保任务标准化执行,保证流程按预定方案推进。
3)检查阶段(Check):在执行过程中或阶段性任务完成后,需要对结果进行检查。通过对比实际执行情况和预定目标,找出是否存在偏差,并分析原因,确保没有走偏;
4)行动阶段(Act):根据检查阶段发现的问题并解析解决,如果解决问题的方案可以复用可以形成总结经验,如果解决不了的问题进入下一个PDCA循环进行解决;

通过PDCA模型建立项目执行SOP,可以有效帮助团队在每个执行阶段有条不紊地推进,并在循环的改进过程中不断优化流程,确保项目质量、进度和成本的全面达标。

03

沟通SOP:提升团队协作的秘诀
我们可能都遇过以下情形…向主管汇报工作,精心准备的简报、讲了半天,被老板说请你「讲重点」。或是希望同事支援,但是花了20分钟沟通,对方还是无法理解你的需求?
你会想,究竟自己的沟通表达问题是哪里有问题?SCQA 模型,就是来帮助你提升表达能力!SCQA模型由四个部分组成:
1)情境(Situation):描述当前的背景或情境,提供必要的信息,帮助对方理解问题的起点。
2)冲突(Complication):说明在情境中出现的挑战或复杂问题,点出关键矛盾。
3)问题(Question):引出具体需要解决的问题。
4)答案(Answer):给出清晰、简洁的解决方案或行动计划。

SCQA模型是一种简洁、逻辑清晰的表达框架,能够帮助你在沟通中准确描述背景、关键问题及解决方案,尤其适用于在复杂环境下的沟通场景。

04

目标制定SOP:明确路径,达成可量化成果
“如果你不知道目的地在哪里,你可能永远无法到达。”—尤吉·贝拉(美国著名棒球运动员、教练)
SMART模型是一种非常有效的目标设定工具,能够帮助确保目标的清晰性、可操作性和可实现性。具体包括以下几个步骤:

1)明确目标(Specific):目标必须清晰明确,具体说明你想要达成的结果,避免模糊不清的表述。

2)量化标准(Measurable):目标需要具备可衡量性,这点非常重要,以便在执行过程中跟踪进展并评估结果,德鲁克曾说过“你如果无法测量它,就无法管理它”。

3)可实现性(Achievable):目标应当切合实际,既具有挑战性,又在现有资源和条件下可实现。

4)相关性(Relevant):目标需要与公司的整体战略和个人的职业发展相关,确保目标具有实际意义。

5)时限性(Time-bound):目标必须设定明确的时间框架,以确保执行过程中有紧迫感,并能在规定时间内完成,没有时效性的目标永远都完不成。

通过SMART模型目标管理SOP可以更加系统化、规范化,下次老板让你定目标你一定第一时间想到SMART模型。
05

工作总结SOP:精准展示工作成果
工作总结是我们每个人必备的技能之一,有些公司大到年、小到季、月都需要进行工作总结,如何清晰地向你老板展示你所做的工作非常重要,STAR模型一种场景的工作总结模型,主要分为以下四个步骤:
1)情境(Situation):首先,描述工作开展的背景和上下文,帮助读者理解你在什么环境下完成了这些工作。
2)任务(Task):明确你在该情境中的职责或需要完成的具体任务。
3)行动(Action):描述为完成任务你采取了哪些具体的行动和步骤,就是你具体做的事情;
4)结果(Result):展示你通过这些行动达成了什么成果,最好能够用数据(可量化)或事实支撑。
通过STAR模型,工作总结能够条理清晰地展示工作成果,结构化地从情境、任务、行动和结果四个角度进行阐述。

这种方式不仅能让你的总结更具说服力,还能帮助上级或团队成员快速理解你工作的价值和贡献,马上进入Q4了,要写年中述职或总结了,你应该想到STAR模型。

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